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La dématérialisation des documents est actuellement plus qu’une simple tendance. Ce concept figure comme l’un des enjeux importants de la transition numérique pour les entreprises et les services administratifs. Au-delà de la digitalisation des fichiers, cette pratique s’accompagne de nombreux avantages très intéressants. Plus d’informations dans cette rubrique.
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation est une démarche de numérisation des supports matériels et des documents physiques d’une société ou d’un service d’administration. Il ne s’agit pas cependant uniquement de digitaliser les fichiers. Cette approche se préoccupe d’un processus complet. Elle consiste notamment à tout produire instantanément depuis le système d’information de l’entreprise. Elle permet, par exemple, de générer automatiquement une facture PDF par un ERP ou encore un contrat client via une application métier. On parle donc plutôt de dématérialisation de processus et non pas de dématérialisation de documents. Elle implique en effet une réorganisation en profondeur du mécanisme de traitement du flux des fichiers.
Grâce à la dématérialisation, il est possible d’automatiser de nombreux services tels que la comptabilité, les ressources humaines ou encore les achats. Cette approche permet d’ailleurs de digitaliser à la fois les bulletins de salaire, les factures, les bons de livraison ainsi que les relevés bancaires. Il est également envisageable de les signer, de leur donner un statut de confidentialité ou bien de leur attribuer une valeur juridique. Pour dématérialiser dans les règles de l’art, quelques étapes clés sont à suivre rigoureusement. De ce fait, il est vivement conseillé de faire appel à un professionnel en la matière pour éviter tout risque d’erreur. Cet expert accompagnera l’entreprise dès l’état des lieux de son activité à l’archivage, en passant par la gestion électronique.
Pourquoi faut-il passer à la dématérialisation des documents ?
Pour diverses bonnes raisons, les entreprises sont actuellement de plus en plus nombreuses à se lancer dans un projet de dématérialisation. Cette technique permet donc avant tout un véritable gain de place au sein de toute structure. Son principe est en effet de supprimer petit à petit les archives physiques. C’est aussi un meilleur moyen de faire des économies. Il faut souligner que l’envoi d’un contrat en version papier peut coûter jusqu’à 9 euros, voire plus en considérant tous les petits détails, entre autres, l’impression, les enveloppes, les frais d’affranchissement. . . En plus de ses avantages organisationnels, la dématérialisation permet aussi de mieux contrôler et garantir la traçabilité des informations traitées.
Contrairement à l’archivage papier qui peut être détruit ou perdu à n’importe quel moment, l’archivage numérique via la digitalisation est une excellente façon d’assurer une meilleure sécurité pour les documents, à condition d’avoir bien évidemment des logiciels de sauvegarde efficaces. Il sera d’ailleurs beaucoup plus facile de garantir la protection des fichiers électroniques. Grâce à la dématérialisation, les collaborateurs peuvent de même disposer d’une plus grande flexibilité au travail, de quoi améliorer la productivité. En dernier lieu, il est inutile de rappeler que dans l’univers de l’entrepreneuriat, la concurrence est toujours rude. Une telle démarche permet ainsi dans ce cas de réagir plus rapidement en augmentant ses capacités d’identifier les opportunités qui se présentent.
